Określona organizacja eventów o biznesowym charakterze zawsze oraz niezależnie od danej branży stanowi ona ogromne wyzwanie, a także wiąże się z bardzo dużą odpowiedzialnością. Przedsięwzięcie takie wymaga uwzględnienia dużej ilości czynników, z których najważniejsze znaczenie ma miejsce. Trudno jest nie zgodzić się z założeniem, że standard obiektu konferencyjnego oraz jakość obsługi stanowią podstawę powodzenia tego całego wydarzenia. Zatem należy zwrócić uwagę w przypadku, gdy organizuje się konferencję w hotelu na lokalizację, wygląd i standardy miejsca, jak i również catering oraz obsługę techniczną, opinie i rekomendacje, a także wyróżnienia i certyfikaty.
Odpowiedni obiekt konferencyjny
Poszukując odpowiedniego obiektu konferencyjnego na pewno musimy zwrócić uwagę na korzyści wynikające z lokalizacji. Jest to ważna sprawa dla organizatora i gości. Ważne jest by do tego miejsca z łatwością mogły dotrzeć osoby, które podróżują samochodem, ale także pozostałymi środkami komunikacji. Należy zadbać o ilość bezpłatnych miejsc parkingowych oraz ich oznaczenie jako miejsca „konferencyjne” i również dystrybucję kart parkingowych. Wszystko powinno być przygotowane w jednym miejscu, bowiem jest to bardzo wygodne. Następnie bardzo ważnym elementem obiektu konferencyjnego jest jego wygląd oraz standard, który świadczy o guście i prestiżu. Rezerwując miejsce powinniśmy zwrócić uwagę nie tylko na design, ale na takie szczegóły jak przestronność recepcji, możliwość efektywnego wykorzystania powierzchni sal, a także czytelne znaki informacyjne. Można skorzystać z osobnego pomieszczenia, które będzie przeznaczone dla prelegentów i również o elementy wpływające na komfort oraz wygodę gości, jak dostęp do światła dziennego, wygodne krzesła, możliwość zaciemnienia sal, miejsce do wypoczynku w przerwach oraz miejsce na położenie laptopa albo kubka z kawą i bezpłatny dostęp do Internetu. Powinniśmy zapewnić miejsce dla osób palących. Również bardzo ważnym elementem jest catering. Warto jest zawsze wybrać menu uniwersalne lecz smaczne, które zostanie podane o określonym czasie. Takie menu powinno być dopasowane do charakteru eventu, powinno odpowiadać względom dietetycznym, a także wymogom programu. Zadbajmy zatem o prawidłowe podanie posiłków, tak by sprzyjało to integracji. Obsługa powinna być sprawna, nienaganna i szybko reagować na potrzeby korzystających z takiego posiłku.
Istota obiektu konferencyjnego
Wybierając określony obiekt konferencyjny musimy zwracajmy uwagę, czy w ofercie znajduje się nowoczesne wyposażenie audiowizualne oraz usługi multimedialne na bardzo wysokim poziomie. Jakość sprzętu jest tu bardzo ważnym elementem, który z pewnością wpływa na ocenę całej organizacji tego wydarzenia. Musimy mieć także na uwadze konieczność skorzystania z pomoc obsługi technicznej. Poszukując konkretnego obiektu konferencyjnego zawsze należy sprawdzić opinie i rekomendacje osób, które już wcześniej korzystały z danej oferty. Można znaleźć je na forach hotelarskich, jeżeli nie uda nam się to można poprosić menadżera danego obiektu o pokazanie pisemnych rekomendacji. Szukając obiektu zwróćmy, także uwagę na to czy posiada on certyfikaty jakości, które jednocześnie świadczą o bardzo wysokim standardzie.
Podsumowując należy zadbać o ilość bezpłatnych miejsc parkingowych oraz ich oznaczenie jako miejsca „konferencyjne” i również dystrybucję kart parkingowych. Wszystko powinno być przygotowane w jednym miejscu, bowiem jest to bardzo wygodne. Następnie bardzo ważnym elementem obiektu konferencyjnego jest jego wygląd oraz standard, który świadczy o guście i prestiżu. Rezerwując miejsce powinniśmy zwrócić uwagę nie tylko na design, ale na takie szczegóły jak przestronność recepcji, możliwość efektywnego wykorzystania powierzchni sal